Что такое путевой лист автомобиля и как его заполнять

У каждого водителя, осуществляющего коммерческую перевозку груза или пассажиров, должен быть путевой лист. Расскажем, для чего нужен этот документ и как его правильно оформить

Фото: Petrov Sergey / news.ru / Global Look Press

Что такое

Кому нужен

Виды

Образцы-2025

Кто заполняет

Срок действия

Штрафы

Что такое путевой лист

Путевой лист — это обязательный документ, без которого перевозчику нельзя выходить в рейс. Его оформляют перед каждой поездкой, и он сопровождает водителя на протяжении всего маршрута. В путевом листе указывают показания спидометра, точный маршрут движения, расход топлива и другие данные.

Также этот документ подтверждает, что перед выездом автомобиль прошел технический осмотр, а водитель — медицинское освидетельствование. Для разных видов перевозок (грузовых, пассажирских, специальных) существуют свои формы путевых листов. Но все они нужны для того, чтобы обеспечивать прозрачный учет работы транспорта и водителей.

Кому и зачем нужен путевой лист

Путевой лист обязаны оформлять организации, ИП и самозанятые, которые используют транспорт в коммерческих или служебных целях. Это требование установлено Федеральным законом № 259-ФЗ и Налоговым кодексом РФ. Правило распространяется не только на грузоперевозки, оно действует для всего коммерческого транспорта, даже если он не перевозит пассажиров или грузы.

После рейса путевые листы передают в бухгалтерию для учета и хранения. По закону их нужно хранить пять лет, если за это время была проверка компании. Если проверок не было, документы хранят бессрочно.

Путевой лист позволяет:

зафиксировать состояние автомобиля перед поездкой;

внести результаты медосмотров водителя;

контролировать расход топлива;

подтверждать законность перевозок;

рассчитать зарплату водителя.

После рейса путевые листы передают в бухгалтерию для учета и хранения. По закону их нужно хранить 5 лет, если за это время была проверка компании (Фото: David Gyung / Shutterstock / FOTODOM)

Виды путевого листа

Путевой лист может быть разных форматов.

Бумажный. Заполняется шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование карандаша не допускается. При обнаружении ошибок в бумажном путевом листе необходимо оформить новый бланк, так как исправления в этом документе запрещены. Все подписи ставятся исключительно от руки. Документ должен содержать следующие данные: марку и госномер транспортного средства, информацию о водителе, результат медосмотра, маршрут, показания одометра и расход топлива.

Электронный. Оформляется в бухгалтерской программе, которая позволяет работать с электронными листами. Например, в 1С или Saby (СБИС). Электронный формат фиксирует тот же набор данных, что и бумажный аналог. Данные из электронных путевых листов автоматически передаются в бухгалтерские и налоговые учетные системы. Главные преимущества электронного формата — исключение ошибок ручного ввода и отсутствие необходимости хранения бумажных носителей.

Образцы путевого листа в 2025-м

При оформлении путевого листа важно учитывать тип транспортного средства и характер перевозок. Все записи должны быть сделаны разборчиво, без исправлений, с обязательным указанием даты и времени выполнения рейса. Для разных видов транспорта есть свои особенности заполнения.

Грузовой автомобиль

Путевой лист должен содержать информацию о перевозимом грузе. При перевозке обычных грузов нужно обязательно указать наименование груза, вес, пункты погрузки и разгрузки. Если перевозятся опасные грузы, дополнительно прописываются номер аварийной карточки, код экстренных мер, особые условия транспортировки и допуск водителя к перевозке опасных веществ. Для рефрижераторных перевозок фиксируется температурный режим.

Легковой автомобиль

При оформлении путевого листа важно учитывать тип транспортного средства и характер перевозок (Фото: Petrov Sergey / news.ru / Global Look Press)

Если легковой автомобиль используют в коммерческих целях, в путевом листе обязательно указываются марка и госномер автомобиля, данные водителя, точные показания одометра при выезде и возвращении. Особое внимание уделяется фиксации расхода топлива: записываются данные о заправках, остатке топлива в баке и общем пробеге за смену.

Автобус

При оформлении путевого листа автобуса указывают маршрут следования с полным перечнем остановок и точным временем прибытия и отправления. В документе содержатся данные о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Перед выездом в листе также отмечается исправность дверей, ступеней, поручней и других систем, важных для безопасности пассажиров.

В случае перевозки детей к стандартным пунктам добавляется список учащихся с указанием сопровождающих лиц, точное время и места посадки/высадки, а также отметка о проведении обязательного инструктажа по безопасности. В междугородних рейсах указывают номер разрешения на перевозку.

Спецтехника (краны, эвакуаторы, строительная техника)

Для спецтехники, помимо данных о ТС, водителе, маршруте, расходе топлива и отметки о медосмотрах, в документе указывают часы работы оборудования и виды выполненных операций. Для техники с крановыми установками дополнительно фиксируют грузоподъемность и характер грузозахватных операций. Международные перевозки требуют указания номеров таможенных документов.

Кто заполняет путевой лист

Заполнение путевого листа обычно лежит на диспетчере или логисте предприятия — он вносит данные маршрута, задание на рейс, время выезда/возвращения и нормы расхода топлива. Водитель проверяет данные, подписывает документ и фиксирует фактические показатели пробега и ГСМ. Медработник (при наличии) отмечает прохождение предрейсового осмотра. Механик при необходимости указывает техническое состояние авто. Бухгалтерия принимает и хранит документы. В небольших организациях все функции может выполнять один человек. Например, руководитель, водитель или назначенный сотрудник.

Заполнение путевого листа обычно лежит на диспетчере или логисте предприятия — он вносит данные маршрута, задание на рейс, время выезда/возвращения и нормы расхода топлива (Фото: Aleks2410 / Shutterstock / FOTODOM)

Срок действия путевого листа

Путевой лист оформляется на каждый рабочий день или на каждую поездку транспортного средства. Документ действует строго в течение одного рабочего дня или смены водителя. В случае междугородних перевозок, когда рейс занимает несколько дней, путевой лист оформляется сразу на весь срок поездки, но не более чем на 30 дней.

Для разных видов транспорта свои правила:

Для такси и легковых авто — ежедневное оформление.

Для грузовиков — на каждый рейс.

Для автобусов — отдельный лист на каждый маршрут.

Для спецтехники — на время выполнения работ.

Путевой лист действителен только в течение одного рейса или рабочей смены. После завершения поездки документ автоматически утрачивает силу, и для следующей необходимо оформить новый путевой лист.

Штраф за отсутствие путевого листа

Отсутствие путевого листа влечет штраф для всех участников процесса. Водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Должностные лица (например, бухгалтер) заплатят 5 000-10 000 рублей, а компании или ИП — до 30 000 рублей.

Также предусмотрены санкции за отдельные нарушения в путевом листе. Так, за отсутствие отметки о медосмотре водителю придется заплатить 3 000 рублей, должностному лицу — 5 000 рублей, компании — 30 000 рублей. Аналогичные штрафы выпишут за пропуск техосмотра перед рейсом.

Отсутствие путевого листа влечет штраф для всех участников процесса (Фото: Belkin Alexey / news.ru / Global Look Press)

Если будет установлено, что водителя допустили к управлению транспортом без медосмотра перед началом смены, должностное лицо могут оштрафовать на 15 000-25 000 рублей, ИП — на 15 000-25 000 рублей, компанию — на 110 000-130 000 рублей.

Все штрафы можно оплатить со скидкой 25% в течение месяца после вынесения постановления.

Читайте также:

Авторы Теги Земфира Ахтямова

Источник: www.autonews.ru